Từ ngày 05/3/2020, cách ký tên, đóng dấu trên văn bản
hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Nghị định 30. Theo đó, ngoài một
số thay đổi khi ký tên, đóng dấu trên văn bản giấy, Nghị định này còn bổ sung
hướng dẫn ký tên, đóng dấu trên văn bản điện tử.
Quy định về ký tên trong văn bản hành chính
Thẩm quyền ký ban hành văn bản
Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức
và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký văn bản có khác nhau.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh
đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký
thay người đứng đầu những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách…
Cách ghi quyền hạn của người ký
Trường hợp lý thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt
“TM.” Vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Tương tự, trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải
chữ viết tắt “Q” vào trước; ký thay người đứng đầu ghi chữ viết tắt “KT.” Vào
trước.
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành
thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.”
Vào trước; ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” Vào trước chức vụ
của người đứng đầu cơ quan,tổ chức.
Cách ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức
của người ký; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban
hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn;
Họ và tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm ( nếu
có ) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm,
học vụ và các chức danh hiệu danh dự khác;
Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên
người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp
giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy
định.
Chữ ký trên văn bản giấy
Khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu
xanh, không dùng các loại mực dễ phai
Chữ ký trên văn bản điện tử
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện
ký số.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là
hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng
nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Quy định về đóng dấu trong văn bản hành chính
Đối với văn bản giấy
Dù là dấu chữ lý, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi
đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau đây:
Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn;
Đóng đúng chiều;
Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định
Dấu chữ ký
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái
Dấu treo
Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành
kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục.
Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Dấu giáp lai
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản
Ngoài ra, việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi
trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Đối với văn bản điện tử
Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký
số của cơ quan, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
(.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm
quyền về bên trái.
- Dấu trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện
như sau:
+ Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản
điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm
theo;
+ Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện
tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị
hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hãy liên hệ với chúng tôi để chúng tôi có thể giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0962893900 hoặc E-mail: luathongthai@gmail.com
Trụ sở chính: LK9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân).
Địa chỉ chi nhánh: 134 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.
Nam Phương
